För någon som aldrig varit föreningsaktiv kan antagligen ett årsmöte te sig väldigt stelt och uppstyrt. Kanske rent av obegripligt. Förhoppningsvis ger denna text en hjälp för att förstå mötet.
De flesta årsmöten i landets ideella föreningar är uppbyggda på samma sätt. Den dagordning vi använder här är den dagordning som Koloniträdgårdsförbundet använder som mall för sina föreningars stadgar.
Föreningens årsmöte börjar redan minuterna innan årsmötets öppnande. När medlemmarna anländer till lokalen ska de prickas av mot medlemsregistret. Föreningen måste veta att det är medlemmar som är deltagare på mötet och att de därigenom har rösträtt. Personerna prickas alltså av och antalet räknas ihop. Notera vilka som deltar via en fullmakt och vem som agerar i deras namn.
Sen börjar mötet.
Dagordning för årsmöte i en koloniträdgårdsförening
- Mötets öppnande
Här hälsas medlemmarna välkomna till mötet och mötet förklaras öppnat. Detta görs oftast av föreningens ordförande, eller annan som styrelsen utsett. Under denna punkt kan man också informera om saker som kommer att hända under mötet och om praktiska saker som kan vara bra att känna till, när kaffet serveras eller var toaletten ligger.
- Fastställande av röstlängd
Fastställande av röstlängd betyder att man redogör för mötets deltagare hur många avprickade medlemmar med rösträtt det finns på mötet och hur många fullmakter det finns. Och den redogjorda listan fastställs (eller låses) av mötet. Alla vet nu inför eventuella omröstningar hur många som får rösta. Om det tillkommer medlemmar eller om medlemmar lämnar, måste detta noteras och en ny aktuell längd måste fastställas.
- Fråga om kallelse skett i behörig ordning
I föreningens stadgar kan man utläsa när kallelsen senast skulle gå ut. Detta datum jämförs med när kallelsen gick ut. Och sen bekräftar man att det skett i behörig ordning (om detta skett).
- Val av ordförande att leda mötet
Denna person ska helst vara en extern person, framförallt om det finns lite spänningar och missämja i föreningen.
- Fastställande av dagordning
- Fastställande eller godkännande av Dagordning innebär att mötet godkänner den dagordning som ligger på bordet. Och den kan se ut som denna mall, men ibland kan det tillkomma punkter som behöver tas upp, då måste mötet godkänna att dagordningen tillåter det. Observera att det på ett årsmöte får det endast behandlas punkter som funnits med när kallelsen gick ut till medlemmarna.
- Val av protokollförare
Den som ska skriva protokollet. Viktigt att det är en person som är noggrann. Oftast skrivs protokollen som beslutsprotokoll. Dvs man noterar vad frågan handlade om och vad beslutet blev. Till skillnad från diskussionsprotokoll som kan bli hur långa som helst om man ska redogöra för alla olika åsikter.
- Val av justerare
Ofta är rösträknare och justerare samma personer, det vanligaste är två för sårbarhetens skull. Justerare måste delta hela mötet och ska läsa igenom protokollet och avgöra om det på ett korrekt sätt återspeglar mötet.
- Val av rösträknare
Om det blir omröstningar så kommer dessa ropas fram av mötesordföranden för att räkna antalet som röstar i olika frågor.
- Styrelsens verksamhetsberättelse
Det gångna årets föreningsverksamhet, sedd ur styrelsens ögon, redovisas. Ofta av föreningens ordförande, eller mötesordförande. Som helhet eller rubrikvis. Därefter ges tid för frågor. En verksamhetsberättelse är styrelsens berättelse och kan därmed inte ändras av mötet. Däremot kan man notera eventuella felaktigheter och medlemmarna komma med protokollsanteckningar om man har synpunkter man vill ska finnas i protokollet.
- Genomgång av resultat- och balansräkning samt disposition av årets resultat
Oftast en punkt kassören föredrar. Medlemmarna kan ställa frågor. Här finns ofta ett förslag från styrelsen hur man ska disponera eventuella över eller underskott. Det vanligaste är att föra över det i nästa års räkning.
- Revisorernas berättelse
Revisionsberättelsen redovisas av revisorn. Berättelsen är revisorns och den avslutas oftast med en uppmaning till mötet att bevilja styrelsen ansvarsfrihet, eller inte.
- Fastställande av balansräkning och resultaträkning
Mötet fastställer den balans – och resultaträkning som styrelsen under p. 11 redovisade. Och beslut fattas om hur man ska disponera över/underskott.
- Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Beslut om ansvarsfrihet (eller inte) tas.
- Motioner och styrelsens förslag
Styrelsen kan ha förslag till beslut, de kallas propositioner. Och motioner är medlemmarnas förslag. I omröstningar är alltid styrelsens förslag huvudförslag, även när det gäller motioner. Under dessa punkter kommer det ske en del diskussioner för och emot förslag/motioner. Avslutas med beslut och ibland omröstningar om det är svårt att avgöra vad medlemmar tycker. Oftast sker omröstningen genom acklamation, medlemmarna får ropa bifall eller inte till förslagen.
- Beslut om arvoden till förtroendevalda
Oftast baserat på ett förslag från styrelsen. Många föreningar har inga arvoden.
- Styrelsens verksamhetsplan
Årets kommande verksamhet enligt styrelsen. Denna punkt brukar baseras på hur stor föreningen är och hur aktiva medlemmar är. Vissa föreningar har inga vereksamhetsberättelser.
- Fastställande av budget och avgifter
Avgifterna baseras på utgifterna, bl.a. arrendet och allmänna prisökningar.
- Fastställande av antal ledamöter i styrelsen om detta inte bestäms på annan plats i stadgarna.
Antalet bör fastställas innan, så mötet vet hur många personer styrelsen bör bestå av.
Val enligt §§ 6.1 – 6.3 av Ordförande, kassör, övriga styrelseledamöter och ersättare.
Valberedningen lägger fram sina förslag och medlemmarna får rösta för eller emot. Observera att det i vissa föreningar får läggas fram förslag även på årsmötet, i andra står ett sista datum i stadgarna. Valberedningen har dock rätten att föra fram namn även på mötet. Om det visar sig att en individ hoppar av efter att valberedningen lagt fram sitt förslag. Här kan man också bestämma när konstituerande styrelsemöte ska ske.
- Val av revisorer och ersättare enligt § 7.2
Valberedningen lägger fram namn, mötet röstar.
- Val av ombud på årsmöten för på bland annat regionen inom Koloniträdgårdsförbundet, Studiefrämjandet med flera.
Många föreningar har inte denna punkt på sina dagordningar. Den bör föras in, eftersom man väljer representanter till våra regioners årsmöten under denna punkt. Och på regionernas årsmöten väljer man i sin tur representanter till Förbundsrådet, Koloniträdgårdsförbundets högsta beslutande organ.
- Val av valberedning enligt § 8.1
Ofta väljs valberedarna på sittande möte. Det är en klar fördel om man redan under hösten förbereder detta val och har namn att föreslå.
- Övriga ärenden
Här får inga beslut tas, endast information får ske. Avgående förtroendevalda avtackas.
- Mötets avslutande
Mötesordförande avslutar mötet.